Werkwijze en de voorwaarden voor een bijdrage.
Voorwaarden voor een aanvraag Cultuur&Co. (downloadversie)
Wie beoordeelt de aanvragen?
De ingediende aanvragen worden beoordeeld door de tafelpartners.
De tafelpartners
Het kernteam Cultuur&Co. (fungeert als het dagelijks bestuur), is aangewezen door de Gemeente Leidschendam-Voorburg en bestaat uit Lea van der Vinde (directeur Huygens Museum), Gerard Hendriks (directeur Bibliotheek aan de Vliet), Annet Weijermars (voorzitter Huygens Festival) en Rogier Helwig (directeur Theater Ludens, tevens penvoerder van Cultuur&Co.). Aan tafel zit ook een vertegenwoordiger Gemeente Leidschendam-Voorburg (geen stemrecht). Voor de aanvragen 2023 en 2024 wordt het kernteam aangevuld met twee nieuwe tijdelijke leden (nadere info volgt).
Wie komt er in aanmerking voor een financiële bijdrage?
Iedere instelling, vereniging of stichting (een KvK-nummer is verplicht) die binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg een culturele activiteit of evenement wil organiseren, gebaseerd op samenwerking en culturele inhoudelijke kwaliteit, is gerechtigd om een bijdrage aan te vragen. Cultuur&Co. kan ook zelf het initiatief nemen en organisaties die een meerwaarde kunnen zijn voor het functioneren van Cultuur&Co. uitnodigen een aanvraag in te dienen.
Waaraan moet een aanvraag voldoen?
1. Een aanvraag dient te bestaan uit twee elementen: een Projectplan (beknopte omschrijving van het project of evenement), met daarbij inbegrepen het beoogde resultaat, en een beknopte Begroting. Let op: exploitatiesubsidies worden uitgesloten van de procedure.
2. Financiering vanuit Cultuur&Co. is één jaar geldig; er worden geen meerjarige financieringen verleend.
3. Het staat aanvragers vrij om ook van andere financieringskanalen gebruik te maken (bv. fondsen). Dit moet duidelijk worden gemaakt in de aanvraag (welk fonds en voor welk bedrag). Cultuur&Co. kan vervolgens financiering verlenen op voorwaarde van acceptatie van de aanvraag bij andere financieringskanalen.
4. Een aanvraag wint aan kracht indien deze wordt ingediend voor projecten waaraan twee of meer partijen deelnemen. Dit om de samenwerking te bevorderen.
5. Een aanvraag die niet voldoet aan het criterium van samenwerking kan worden aangemerkt als een uitzondering. Dit kan uitsluitend worden besloten door de voltallige vergadering van de kernpartners van Cultuur&Co., en bij meerderheid van stemmen.
6. Het project moet bijdragen aan de waarden zoals uitgedragen in het gemeentelijke uitgangspunt “Van Forum tot Universum, Visie op kunst en cultuur in Gemeente Leidschendam-Voorburg” (gemeentelijke uitgave februari 2015).
7. De aanvrager moet een registratie van de Kamer van Koophandel hebben, en is dus per definitie een vereniging of stichting.
Hoe verloopt de aanvraagprocedure?
1. De aanvraag kan alleen hier worden ingediend.
2. De aanvraag kan worden ingediend binnen de geldende aanvraagtermijn. Indien bij het afhandelen van de aanvraag haast is geboden, kan het advies ook per mail aan de tafelpartners worden voorgelegd voor een definitieve goedkeuring.
3. Deadline aanvragen: Voor activiteiten in het voorjaar 2023: aanvragen kunnen worden ingediend tussen 15 november en 30 december 2022. Voor activiteiten in het najaar 2023 kunnen de aanvragen worden ingediend tussen 16 mei en 20 juni 2023.
4. Voor reeds lopende projecten kan geen financiering worden aangevraagd.
5. Cultuur&Co. verplicht zich tot het uitbrengen van een advies aan de gemeente Leidschendam-Voorburg, uiterlijk 15 werkdagen na het verlopen van de deadline. De gemeente keurt de aanvraag uiteindelijk goed of af.
6. Cultuur&Co. draagt er zorg voor dat de aanvraag in eerste lijn wordt beoordeeld op het voldoen aan de gestelde aanvraagvoorwaarden. Deze ‘scan’ wordt uitgevoerd door het kernteam van Cultuur&Co.
7. Indien een activiteit van een van de tafelpartners op tafel ligt, vervalt het stemrecht van de betreffende tafelpartner voor die specifieke activiteit. Hij/zij zal dan ook niet bij de stemming aanwezig zijn.
8. Een eventuele afwijzing gaat altijd gepaard aan een schriftelijke en inhoudelijke motivatie.
9. Indien de aanvraag voldoet aan de gestelde eisen (zie de laatste alinea van dit document: ‘wegingsfactoren’), en het gevraagde bedrag van redelijke omvang is, stellen de kernpartners een advies op. Dit advies wordt in dit stadium ook al gecommuniceerd met de aanvragende partijen. Wanneer een aanvraag leidt tot een discussie, wordt die gevoerd in het kernteam van Cultuur&Co. Daar wordt een besluit bij meerderheid van stemmen genomen. De vergadering van Cultuur&Co. wordt genotuleerd, zodat vastlegging en transparantie van discussie en besluit is geborgd.
10. Na goedkeuring van de aanvraag wordt de deze verstuurd naar de gemeente Leidschendam-Voorburg met het advies de aanvraag te honoreren. Bij gemeentelijke goedkeuring ontvangt de aanvrager instructies omtrent het (eenvoudig) indienen van de goedgekeurde aanvraag bij de gemeente, waarna uitbetaling volgt.
Afwikkeling en verantwoording
1. De aanvrager verplicht zich tot een meldplicht (schriftelijk bij Cultuur&Co.) indien realisatie en/of resultaten dreigen af te wijken van de oorspronkelijke aanvraag. De aanvrager verplicht zich tot het tijdig melden hiervan, m.a.w. zodra de aanvrager zicht heeft op deze afwijkende resultaten.
2. Een aanvrager is verplicht om binnen twee maanden na realisatie van het project een beknopt verslag (financieel en inhoudelijk) van het resultaat te sturen aan het kernteam van Cultuur&Co, vergezeld van bonnen en facturen. Voor een bijdrage van minder dan €5.000 wordt geen financiële verantwoording verwacht.
3. Indien de bijdrage €50.000 of meer is dient de financiële verantwoording vergezeld te gaan van een accountantsverklaring.
4. Niet aangewend budget vloeit te allen tijde terug naar Cultuur&Co.
Klachtenprocedure
Indien een aanvrager van mening is dat een aanvraag procedureel niet correct is behandeld, of dat de toegezegde bijdrage te laag was, kan hij/zij een klacht indienen bij de kernpartners van Cultuur&Co. Indien de klager een van de kernpartners is, zal deze niet deelnemen aan de beraadslagingen over de klacht.
Stap 1: binnen een week na afwijzing kan een partij schriftelijk toelichting vragen omtrent de afwijzing. Het kernteam verplicht zich tot schriftelijke beantwoording binnen één week na ontvangst van de (gedeeltelijke) afwijzing.
Stap 2: Mocht de beantwoording door het kernteam van Cultuur&Co. voor de klager onbevredigend zijn dan kan de klager zich rechtstreeks en schriftelijk bij de externe klachtencommissie van de Gemeente Leidschendam-Voorburg.
De wegingsfactoren
Algemeen: iedere aanvraag dient te voldoen aan de geest en intentie van de Cultuurvisie Van Forum tot Universum (uitgave Februari 2015): “Kunst en cultuur dragen bij aan het aantrekken van bezoekers en (nieuwe) inwoners. In een gemeente waar aandacht is voor kunst en cultuur is het goed wonen, werken en recreëren… Kunst en cultuur dragen bij aan het woonklimaat in de buurten, wijken en kernen…. Kunst en cultuur maakt ons leven boeiender, brengt ons bij elkaar, helpt onze achtergrond te tonen, vergroot onze deelname aan de samenleving en stimuleert onze eigen kracht …We richten aandacht op al onze lokale verenigingen en op activiteiten die een link hebben met onze buurten, wijken en kernen en met onze geschiedenis.”
Er is gekozen voor een wegingsmechanisme waarbij er voor elk criterium een maximaal aantal punten te verkrijgen is. Met dit puntensysteem waarderen wij de zwaarte van elk criterium. Zo kun je bv. voor de eerste vraag max. 5 punten krijgen, voor de 7e vraag max. 3. Deze weging is niet leidend in de beoordeling, maar dient als hulpmiddel voor de beoordeling. Daarnaast wordt er een inhoudelijke beoordeling gemaakt van de activiteit.
De wegingsfactoren zijn: Beantwoord de aanvraag aan de cultureel-inhoudelijke doelstelling? (max. 5 punten) – In welke mate is dit voorstel uitgewerkt? (max. 3 punten) – Versterkt dit het imago van Leidschendam, Voorburg en/of Stompwijk? (max. 5 punten) – Is er sprake van een samenwerking met een andere lokale partij? (max. 5 punten) – Wat is het bereik en resultaat (o.a. publiek)? (max. 3 punten) – Welke mate van cofinanciering is er? (max. 4 punten) – Wat is de inzet van vrijwilligers? (max. 3 punten) – Betreft het een vernieuwende activiteit? (max. 4 punten) – Worden diversiteit en inclusiviteit gestimuleerd? (max. 4 punten)
Tot slot
Biedt bovenstaande informatie onvoldoende houvast voor de aanvraag? Aarzel niet en stel je vraag via info@cultuurenco.org.
Veel succes!
Kernteam Cultuur&Co